سيعين لكل طالب مبتعث مرشد أكاديمي من قبل المكتب، والذي يأتي دوره الاشرافي على متابعة الحياة الاكاديمية للطالب طيلة فترة الابتعاث لتحقيق هدف الحصول على الدرجة العلمية الموفد من أجلها، وذلك من خلال:

• مساعدة الطالب لوضع جدول زمني وخطة دراسية لإكمال متطلبات التخرج في المدة المحددة، والاشراف على اتباعها.  
• إمداد الطلبة بالمعلومات المتعلقة بالأنظمة والقوانين المعمول بها لدى الجامعات ومتطلبات الحياة الجامعية.
• متابعة اداء الطالب الأكاديمي، وتقديم الدعم والمساعدة للحصول على التميز العلمي.
• تهيئة الطالب للتكيف والتأقلم في بلد الابتعاث والعمل على تذليل العقبات.

يعتبر الطالب ملزما بدراسة التخصص الذي تم اعتماده من قبل المكتب وصدرت الموافقة عليه، حسب ما هو مسجل في قرار الابتعاث. ولا يجوز للطالب تغيير تخصصه أو بلد الابتعاث إلا في حالات الضرورة وفقآ لعدة شروط وإجراءات متبعة لدى المكتب. منها:

• ان يكون التخصص او الجامعة مدرجة ضمن القوائم المعتمدة لدى المكتب.
•  أن لا يكون الطالب قد أقدم على تغيير سابق
• لا يجوز تغيير التخصص أو الجامعة اذا كان يؤثر ذلك على موعد تخرج
• ان لا يكون التغيير ناتج عن تدني مستوى الطالب دراسيا

وفي حالة الإقدام على ذلك دون موافقة من المكتب فإنه يترتب عليه إيقاف جميع المخصصات المالية، وينظر في إنهاء البعثة.